Thursday, April 26, 2012

Corporate Social Engagement and Mineral Extraction in Colombia

I want to make four simple points regarding corporate stakeholder engagement and mineral extraction in Colombia. I presented these ideas several weeks ago at a Harvard Law School seminar sponsored by the Colombian government. We had senior officials present along with a great many Colombian graduate students studying at Boston-area schools. I think these prescriptions apply globally, but they are especially relevant in Latin America.

Corporate Stakeholder Engagement (CSE) provides a new point of entry for those concerned about the social and environmental impacts of mineral extraction.

Corporations around the world are being pressed by their shareholders to do a better job of taking local concerns into account when they initiate mineral extraction projects. Indeed, both stakeholders and risk managers are demanding this. Many companies are now systematically assessing the concerns of a wide range of stakeholders and seeking to demonstrate (in annual reports to their shareholders) that they are taking their responsibilities seriously.  A great many mineral extraction disputes occur because multinational and national companies purchase concessions or apply for mining permits, but make little or no contact with relevant local governments, civil society or community groups before they begin work.  Development impacts surprise and upset local interests. More up-front interaction with these groups -- and a genuine effort to understand and respond to their concerns -- could minimize much of the damage that triggers demonstrations and concerted campaigns against mineral extraction projects in Latin America.  

Many countries (and international law) now require “Free, Prior Informed Consent (FPIC) by indigenous communities likely to be affected by proposed activities on their lands. Leading mining, oil and gas companies (and their investors) now recognize that their  responsibilities for community engagement – including FPIC -- must be taken seriously. That recognition now provides greater traction for local groups who are usually put in a position of having to oppose whatever is happening (without their consent) because they are were not given a chance to make constructive suggestions or stipulate their concerns beforehand.

Global (and stockholder) pressure on major companies to take their responsibilities for stakeholder engagement seriously can provide a new source of leverage for governments and communities. Both should be able to engage mining project developers and investors in a dialogue before concessions are granted and infrastructure investment decisions are made.  Governments can insist on seeing evidence of genuine offers to collaborate with local interests before allowing concessions or licenses to be activated. Certainly, multilateral lending institutions ought to demand evidence of such efforts before funding mineral extraction projects. National governments should support the involvement of professional mediators to help facilitate such local conversations in an even-handed way.  They can cover the cost out of the substantial royalties that mining companies are required to pay for permission to mine or drill. 

All sides benefit when joint fact-finding and Community Benefit Agreements are put in place.

There is great value to both companies and communities from conducting joint fact-finding on social and environmental impacts, both before projects have begun and after they are underway. Such joint assessments should be seen as  value-creating moves. That is, they should be used to define in measurable ways what the impacts of development are likely to be, to decide how adverse effects will be minimized and mitigated, and to establish benchmarks that both the company and local stakeholders can use to gauge the performance of the mining companies involved.  

Being explicit in this way will help companies clarify the baseline against which their operations should be assessed, and reduce the risk that local stakeholders will see mining operations as the source of all the problems in the region.  Joint fact-finding can also provide a basis for national and regional governments to insist that companies take appropriate action to hold the impacts of their mining operations to an absolute minimum. Regardless of how many jobs are created or how much tax revenue is generated, there should be a “cap” on the social and environmental impacts that mining or mineral extraction projects are allowed to have.  Contingent obligations to mitigate and compensate,  if caps are exceeded, should be spelled out before hand.

Social and Environmental Impact Assessments (SEIAs) are required in most countries in Latin America. The preparation of SEIAs can provide a context for the kind of joint fact finding I am talking about. 

Beyond joint fact finding, mining companies can and should offer to work with representative local, regional and national stakeholder groups, with the assistance of a neutral mediator, to negotiate what might be called “Community Benefit Agreements."  These should take the form of contracts that commit the company to meet pre-specified impact mitigation and compensation requirements (based on agreed upon data and forecasts generated jointly with federal, regional and local officials and the heads of civil society groups). They should also protect the reputations and limit the liabilities of companies that meet regulatory standards and live up to their commitments to the community.

Right now, most company-community consultation processes produce nothing more than justifications for what industry already has in mind.  There are ways, though,  in which both government permitting processes and community stakeholder engagement can be used to inform site-specific community benefit agreements that governments could then enforce.

The missing ingredient in too many mining disputes is trust.

It is important for mining companies to build trust with local governments and communities before they begin work.  If  good working relationships are developed and maintained, whatever problems emerge can be handled expeditiously. In the absence of trust, however, it is quite common for all sides to assume the worst about everyone.  This causes conflict to escalate.  When there is no trust, even reasonable offers to make amends or put things right are likely to be rejected.

There are two keys to building trust.  The first is to "say what you mean.” If you have bad news to deliver, don't try to sugar-coat it. If there are organizational, legal, financial or other limits on what a company can offer, it should make those clear. The company’s representatives must begin this practice from the first day they come into contact with community stakeholders, and must maintain consistency throughout the process of exploration, development and operations. Each and every miscommunication will cost the company dearly in lost trust and damaged relationships. The second key is to “mean what you say.” Whenever anyone, whether motivated by a desire to "help" or not, makes promises they can't keep, that undermines trust.  Once it becomes clear the a promise was not genuine, trust is lost. It is extremely difficult to reestablish trust once it has been lost. 

Companies make things worse when they do not ensure alignment between what their community engagement team in the field is saying and what corporate headquarters is ultimately willing to do. Often, companies will hire locals to represent them. These new staff members are likely to be sympathetic to the neighbors with whom they now have to deal in a new role.  When they promise to make best effort to get headquarters to be responsive, however, and then fail, local attitudes toward both the community engagement team and the parent company are likely to sour immediately. Companies must make sure that all staff representing them in the field understand exactly what they can and can't commit.

Grievance-handling mechanisms, while important inside most major companies, are often poorly linked to the company’s broader strategy and practice of stakeholder engagement. Before any and all mineral extraction projects begin, local grievance-handling mechanisms should be in place.  Ideally, these should be part of an overall community engagement plan, spelling out who the point of contact is, what the company's promises are with regard to minimizing social and environmental impacts and maximizing benefits, and what penalties they are prepared to have enforced if they violate the terms of their agreements.  These should be signed off on by government officials who are empowered to make sure they are enforced.

Collaborative adaptive management is now Best Practice.

Wherever possible, joint implementation of mineral extraction projects (however large or small) should be the goal. All mining operations are likely to have unintended effects.  Close monitoring of social and environmental impacts, by joint teams of company staff, public officials and non-governmental representatives should be par for the course. This will allow adjustments in scheduling, operations and mitigation in response to timely and trusted information.  Small scale experiments are also desirable. When stakeholders are not really sure what the full effects of a certain mining procedure will be, a small scale (controlled) experiment, monitored jointly, can be extremely valuable. 

Collaborative adaptive management requires neutral assistance.  That is, all the relevant parties should help to choose someone to facilitate the kinds of joint monitoring and adjustment efforts I have described.  Management by non-partisan professionals makes it easier to build and maintain trust. 

Conflicts surrounding mineral extraction in Colombia are substantial and growing, especially as project scale increases.  For the foreseeable future, oil, gas, coal and other mining activities will constitute a substantial portion of the national economy.  That does not mean, though, that better ways cannot be found of making site specific decisions about particular mining operations.  New international norms for corporate stakeholder engagement provide a foothold for the national government, indigenous communities and environmental advocates to hold extraction companies accountable.  

Joint fact finding requirements, overlaid on top of existing laws regarding the allocation of mining rights and responsibilities could help to build trust and engage local governments and other affected communities in conversations before mining operations begin.  These could lead to the negotiation of formal Community Benefit Agreements with clear caps on allowable levels of impact along with contingent mitigation and compensation requirements if negotiated caps are violated. Trust building will be enhanced if companies commit to collaborative adaptive management, or CAM. CAM assumes that project impacts will change over time in unexpected ways. And, unexpected interactions with other land management, economic development and conservation efforts will need to be addressed.  Putting monitoring and dispute handling arrangements in place beforehand is the best way to proceed.  

Nothing that I have suggested requires laws to be changed or new laws to be enacted.  Companies and communities can proceed in the ways I have described on a voluntary basis, with explicit links between their agreements and governmental permitting and regulatory requirements. Even in cases where governments are not willing or capable to enforce company-community agreements, the company’s recognition that its social license to operate depends on effective stakeholder engagement, and the community’ recognition that there is potential for mutual gains through good faith negotiation and partnership, can generate strong commitments to follow through on both sides.  

In short, in Colombia and around the world, taking a mutual gains approach to stakeholder engagement can help both companies and communities minimize impacts and maximize benefits from mining operations.


punit unisense said...

Hi Larry, Your ideas/initiatives are very nice..loved reading this post.

gabion manufacturers

Luis E. Ore, founder said...

Todas las partes se benefician cuando Procesos de Búsqueda-Conjunta de Información (JFF) y Acuerdos de Beneficio Comunitario se ponen en marcha.

Hay un gran valor para las empresas y las comunidades en la realización de Procesos de Búsqueda Conjunta de Información sobre los impactos sociales y ambientales, tanto antes de que los proyectos hayan comenzado y después, cuando los proyectos ya se estén llevando a cabo. Tales evaluaciones conjuntas deben ser vistas como acciones generadoras de valor. Es decir, se deberían utilizar para definir de manera medible cuales podrían ser los impactos de los proyectos, para decidir cómo los efectos adversos serán reducidos al mínimo y mitigados, y para establecer hitos o puntos de referencia que tanto la empresa como los actores y partes interesadas locales puedan utilizar para medir el desempeño de las empresas mineras involucradas.

Ser explícito de esta manera ayudará a las empresas a clarificar la línea de base sobre la cual las operaciones se deberían evaluar y ayudará a reducir el riesgo de que los actores locales vean a las operaciones mineras como la fuente de todos los problemas de la región. La Búsqueda-Conjunta de Información también puede servir de base para que los gobiernos nacionales y regionales insistan en que las empresas tomen las medidas adecuadas para mantener los impactos de sus operaciones mineras en el mínimo absoluto. Independientemente de cuántos puestos de trabajo creen o la cantidad de ingresos de impuestos que generen los proyectos, debe haber un límite o "tope" sobre los impactos sociales y ambientales que los proyectos de extracción minera que se les permita tener. Obligaciones de contingencia para mitigar y compensar o indemnizar, si se superan los límites o “topes”, deberían de especificarse de antemano.

Estudios de Impacto Ambiental y Social (EIASs) son requeridos en la mayoría de los países de América Latina. La preparación de los EIASs puede ofrecer el contexto para el tipo de Búsqueda-Conjunta de Información que estoy mencionando.

Más allá de la Búsqueda-Conjunta de Información, las compañías mineras podrían y debería ofrecer trabajar con grupos representativos de actores y partes interesadas locales, regionales y nacionales, con la asistencia de un mediador neutral, para negociar lo que podría denominarse "Acuerdos de Beneficios Comunitarios." Estos convenios deberían adoptar la forma de contratos que comprometen a la empresa a cumplir con requerimientos preestablecidos de mitigación de impacto e indemnización (basados en la información acordada y en los pronósticos y previsiones generados conjuntamente con las autoridades nacionales, regionales y locales y los líderes de grupos de la sociedad civil). También, deberían proteger la reputación y limitar la responsabilidad de las empresas que cumplen con los estándares regulatorios y cumplen con sus compromisos con la comunidad.

En estos momentos, la mayoría de los procesos participativos o consulta empresa-comunidad producen nada más que justificaciones para lo que la industria extractiva ya tiene en mente. Sin embargo, hay maneras en las que tanto los procesos de autorización y permisos del gobierno como el involucramiento corporativo de actores y partes interesadas de la comunidad puedan ser utilizados para informar y formar los “Acuerdos de Beneficio Comunitario” con comunidades en una zona de influencia determinada y que luego el gobierno pueda disponer su cumplimiento y ejecución.

Luis E. Ore, founder said...

El ingrediente que falta en demasiados conflictos mineros es la confianza.

Es importante que las empresas mineras generen confianza con los gobiernos locales y las comunidades locales antes de empezar a trabajar. Si buenas relaciones de trabajo se desarrollan y mantienen, cualquier problema que surja puede ser abordado (o manejado) de manera rápida. Sin embargo, ante la ausencia o falta de confianza, es bastante común para todas las partes a asumir lo peor de cada uno de los otros. Esto provoca que los conflictos escalen y se agraven. Cuando no hay confianza, incluso ofertas razonables para enmendar errores o arreglar las cosas tienden a ser rechazadas.

Hay dos claves para generar confianza. La primera es "diga lo que quiere decir" (say what you mean). Si usted tiene una mala noticia que dar, no trate de endulzarla. Si hay límites organizacionales, legales, financieros u otros límites sobre lo que una empresa puede ofrecer, se deben decir las cosas claras. Los representantes de la empresa deben comenzar con esta práctica desde el primer día en que entran en contacto con los actores y partes interesadas de la comunidad, y debe mantener la coherencia (y consistencia) en todo el proceso de exploración, desarrollo y operaciones. Todos y cada uno de los malentendidos le costarán caro a la compañía en la pérdida de confianza y en relaciones dañadas. La segunda clave para generar confianza es "diga lo que dice" (mean what you say). Cada vez que alguien, ya sea motivado por un deseo de "ayudar" o no, hace promesas que no puede mantener o cumplir, socava la confianza. Una vez que se pone de manifiesto que la promesa no fue genuina, la confianza se pierde. Una vez que se ha perdido la confianza, es extremadamente difícil recuperarla.

Las empresas empeorar las cosas cuando no aseguran un alineamiento interno entre lo que su equipo de relaciones comunitarias dice en campo y lo que la sede corporativa (ejecutiva) está dispuesta a hacer en última instancia. A menudo, las empresas contratan a lugareños o actores locales para que los representen. Estos nuevos miembros del personal de la empresa probablemente serán simpáticos con los vecinos con quienes ahora tienen que tratar jugando un nuevo rol. Cuando ellos prometen hacer sus mejores esfuerzos para lograr que la sede central de respuesta a sus pedidos, y luego fallan, las actitudes locales tanto hacia el equipo de relaciones comunitarias como hacia la casa matriz de la compañía muy probable se deterioran. Las empresas deben de asegurarse que todo el personal que las representa en campo entienda exactamente lo que se puede y no puede comprometer.

Respecto a los mecanismos de gestión de preocupaciones y quejas, si bien estos son importantes dentro de la mayoría de las grandes empresas, a menudo están mal vinculados a la estrategia general de la compañía y a la práctica del involucramiento de actores. Antes de que cualquier proyecto de extracción de minerales empiece, los mecanismos de gestión de preocupaciones y quejas locales deben de implementarse. Idealmente, esto debería ser parte de un plan de participación e involucramiento comunitario (o un plan de relaciones comunitarias), explicando quien es el punto de contacto, cuales son las promesas de la compañía respecto a reducir al mínimo los impactos sociales y ambientales y las promesas respecto a la maximización de los beneficios, y cuáles son las sanciones y penalidades que están preparados a asumir y que serán de aplicación si la compañía viola o incumple los términos y condiciones de sus acuerdos. Estos acuerdos deben ser suscritos por funcionarios del gobierno que tienen el poder para asegurar el cumplimiento y ejecución de los acuerdos.

Luis E. Ore, founder said...

Gestión colaborativa adaptativa es hoy en día una Buena Practica.

Siempre que sea posible, la implementación conjunta de proyectos extractivos (ya sean grandes o pequeños) debe ser la meta. Todas las operaciones mineras pueden tener efectos no deseados. Un monitoreo cercano de los impactos sociales y ambientales, realizado por equipos mixtos del personal de la empresa, funcionarios públicos y representantes de organizaciones no gubernamentales debe ser parte del curso de acción. Esto permitirá ajustes en la programación, las operaciones y la mitigación en respuesta a información oportuna, creíble y confiable. Experimentos en pequeña escala también son deseables. Cuando los actores interesados no estén realmente seguros de todos los efectos de cierto procedimiento minero, un experimento a pequeña escala (controlado), supervisado conjuntamente, puede ser extremadamente valioso.

La gestión colaborativa adaptativa requiere asistencia neutral. Es decir, todas las partes interesadas deben ayudar a elegir a alguien para facilitar el tipo de monitoreo conjunto y los esfuerzos de ajuste que he descrito. La gestión de profesionales neutrales e imparciales hace que sea más fácil construir y mantener la confianza.

Los conflictos que rodean las actividades extractivas en Colombia son sustanciales y cada vez mayores, sobre todo a medida que aumenta la escala y dimensiones de los proyectos. En el futuro previsible, la extracción de petróleo, gas, carbón y otras actividades extractivas constituirán una parte sustancial de la economía nacional. Sin embargo, esto no significa que no se puedan encontrar mejores maneras para tomar decisiones específicas sobre el sitio y las operaciones mineras y extractivas en particular. Nuevas normas internacionales para el involucramiento corporativo de actores brinda un punto de apoyo para que el gobierno nacional, las comunidades indígenas y los defensores del medio ambiente hagan rendir cuentas a las empresas extractivas.

Luis E. Ore, founder said...

El requisito de la Búsqueda Conjunta de Información superpuesto sobre las leyes vigentes relativas a la asignación de derechos mineros y responsabilidades podría ayudar a generar confianza e involucrar a gobiernos locales y otras comunidades afectadas en conversaciones antes de que empiecen las operaciones mineras. Estos podrían conllevar a la negociación de Acuerdos de Beneficio Comunitario formales con topes (o límites) sobre los niveles de impacto permitidos conjuntamente con contingencias de mitigación e indemnización requerida si los límites negociados son violados. La construcción de la confianza será mejorada si las empresas se comprometen con una gestión colaborativa adaptativa. La gestión colaborativa adaptativa asume que los impactos del proyecto van a cambiar con el tiempo de forma inesperada. Además, interacciones inesperadas con la gestión de tierras, el desarrollo económico y esfuerzos de conservación tendrán que ser abordados. Establecer monitoreo y seguimiento, y definir los mecanismos para el manejo de conflictos de antemano es la mejor manera de proceder.

Nada de lo que he sugerido requiere que las leyes sean cambiadas ni que nuevas leyes sean dadas o promulgadas. Las empresas y comunidades pueden proceder de la manera que he descrito de forma voluntaria, con vínculos explícitos entre sus acuerdos, permisos gubernamentales y requerimientos regulatorios. Incluso en los casos en que los gobiernos no estén dispuestos o no sean capaces de hacer cumplir los acuerdos entre las empresas y sus comunidades, el reconocimiento de la compañía de que su licencia social para operar depende de un efectivo involucramiento de actores y el reconocimiento de la comunidad de que existe el potencial de ganancias mutuas a través de negociaciones de buena fe y de asociatividad (viéndose como aliados estratégicos), puede generar un fuerte compromiso a seguir a través de ambas partes.

En resumen, en Colombia y alrededor del mundo, adoptando un enfoque beneficios mutuos o ganancias mutuas para el involucramiento de actores puede ayudar a ambos - empresas y comunidades - a minimizar impactos y maximizar los beneficios de las operaciones mineras.

Traducido por Luis E. Ore Ibarra, mediador y capacitador entrenado por la Universidad de Harvard especialista en negociaciones, procesos de consenso, gestión de relaciones e involucramiento de actores múltiples.

Iwi said...

I live in New Zealand and am currently researching best practice models for indigenous/iwi engagement with the oil and minerals sector. Enjoyed this read. :)

Post a Comment